Immer mehr Unternehmen nutzen Messenger-Dienste, um ihre interne Kommunikation zu verbessern. Diese bieten schließlich zahlreiche Vorteile gegenüber der klassischen E-Mail.

Warum solche Messenger auch in eurem Unternehmen sinnvoll sind – und was bei ihrer Implementierung zu beachten ist – erfahrt ihr in diesem Artikel.

Was ist so besonders an Messenger-Diensten?

Ein Messenger wird, ob nun privat oder dienstlich, zum Versenden von Nachrichten genutzt. Er ist auf die schnelle Übermittlung von relativ kurzen Nachrichten ausgelegt. Außerdem steht oftmals die Kommunikation in Gruppen – also mehr als zwei Personen – im Vordergrund. Auch damit einher geht der vergleichsweise lockere und persönliche Umgangston, welcher typisch für diese Form von Kommunikation ist.

Ein weiterer Vorteil ist die Verknüpfbarkeit mit externen Programmen, wie beispielsweise Tools, welche im Projektmanagement genutzt werden. Während solche Möglichkeiten bei der klassischen E-Mail begrenzt sind, kann so der Messenger auf vielfältige Weise in den Unternehmensalltag eingebunden werden.

Der interne Austausch findet plötzlich transparenter statt, die Effizienz steht im Vordergrund. In Unternehmen kann die Implementierung eines Messengers daher zuerst einmal einen Wandel in der Kommunikation bedeuten. Wer die lineare, formelle E-Mail-Kommunikation gewohnt war, wird bei einer Umstellung auf einen Messenger einen deutlichen Unterschied bemerken.

Einen Messenger-Dienst im Unternehmen implementieren

Aus diesem Grund ist es wichtig, die Mitarbeiter im Unternehmen genau über die Gründe für den betreffenden Messenger zu informieren. Betont werden sollte beispielsweise, warum diese einen Vorteil für die interne Kommunikation spielen. Dabei kann agiles Arbeiten ein nützliches Stichwort sein. Mehr dazu findet ihr in diesem Artikel.

Damit verbunden muss die Nutzung der neuen Anwendung strukturiert erfolgen. Ein Definition, bei welchen Anlässen die Kommunikation von nun an über Slack, Stashcat oder Mattermost stattfindet, erleichtert die Umstellung. Wichtig ist auch, dass die klassische E-Mail wohl weiter zum Einsatz kommen wird. Nur eben in der linearen Kommunikation, meistens zwischen einem Mitarbeiter und einem externen Partner. Die Team-Kommunikation – also alles Interne – läuft jedoch über den Messenger.

Außerdem sollte betont werden, dass nicht jeder Mitarbeiter in jeder Gruppe vertreten sein muss. Bei der Gründung der neuen Gruppen kommt es – vor allem zu Anfang – oft zu einer Überforderung der Mitarbeiter: Sie sind plötzlich Mitglied in zahlreichen, ganz verschiedenen Teams und empfinden dies als belastend. Um das zu vermeiden, sollte ein Admin für diese Gruppen ernannt werden. Dieser prüft, ob die Neugründung einer Gruppe wirklich nötig ist und ist für deren Löschung zuständig, sollte das betreffende Projekt abgeschlossen sein.

Grundsätzlich gilt: Jeder sollte nur Mitglied in den Gruppen sein, die tatsächlich zu einer Vereinfachung seiner Kommunikation beitragen.

Zusätzlich könnte das Problem auftreten, dass besonders ältere Mitarbeiter sich nicht mit dem neuen Programm und der damit verbundenen Arbeitsweise zurechtfinden. In diesem Fall ist es wichtig, diesen Kollegen zu helfen und ihre Zweifel ernst zu nehmen. Dies muss nicht immer im Zuge einer groß angelegten Umschulung passieren. Es könnte beispielsweise ein Mitarbeiter, der sich gut mit dem neuen Messenger auskennt, zum Botschafter ernannt werden. Wenn Fragen oder Unverständnis aufkommen, können sich seine Kollegen dann gezielt an ihn wenden.

Warum sich ein Messenger-Dienst im Unternehmen lohnt

Obgleich das Einführen eines Messengers in die Unternehmenskultur eine Umstellung bedeutet – es lohnt sich.

Die Veränderung in der internen Kommunikation trägt zur Verstärkung des Teamgeistes unter den Mitarbeitern bei. Diese können sich besser selbst organisieren, Absprachen werden auf eine effizientere Weise getroffen und die lineare Kommunikation gerät in den Hintergrund. Der Messenger kann somit einen bedeutenden Beitrag zum agilen Arbeiten eines Unternehmens leisten.

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